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[昔日明報]

 
港聞 [昔日明報]
 檔案處前處長促海事處設檔案專員
紀錄亂致海難傷亡慘重

【明報專訊】去年「十一」南丫海難,獨立調查報告揭露海事處從驗船審批到執行政策皆紀錄混亂,傳達指令「說了算」;船從建造到航行接連出錯,引致死傷慘重。推動立法管理檔案的檔案處前處長朱福強建議,海事處及其他部門培訓具專業資格的檔案管理專員,嚴格管理部門工作及行政文件,確保所有決定有[可稽。明報記者 何偉

小錯誤累積成大災難。獨立調查委員會報告指海事處接連有人犯錯,如肇事「南丫四號」圖則混亂,「半格艙壁」誤作水密艙壁,又無記錄船隻沒有水密門;驗船紀錄把未完成事項報告為「妥當」,連番犯錯令船的結構有漏洞。調查又發現座椅設計不穩,乘客難以取出救生衣,更未按新例設置兒童救生衣,處方人員指上司口頭指令下級,驗船不用跟隨新例。

紀錄欠妥 檢驗程序現漏洞

由前官員、前法官及現任議員組成的檔案行動組認為,海難傷亡慘重,原因之一是文件紀錄混亂,倡議處方派員接受專業檔案管理培訓,成為檔案管理專員。專員專責包辦一切檔案事宜,包括立檔、歸檔、存廢等,皆在確保海事安全管理系統行之有效。

議員:可加強部門危機意識

行動組成員、檔案處前處長朱福強稱,建造、檢驗、覆檢船隻過程等紀錄,事關船隻安全及批核牌照,根據海難調查報告,有處方人員僅在報告寫上「閱」,並無記錄程序的核心資料。負責下一工序的人員,參閱文件只能一知半解,檢驗程序便出現漏洞,「上手唔知下手會做乜,下手唔知上手做過乜」。

他續稱,行政決定「口講無憑」,沒有解釋何故有法不依,做法不可靠,故各程序內容須詳細記錄。專員負責完善整理檔案管理系統,有權與部門管理層溝通,確保人員跟足程序,詳細記錄檢驗、批核等,協助處內各部門聯繫。

公民黨議員陳家洛亦認為設立專員「睇緊」部門內的文件紀錄,不僅有助查找問題原因,亦加強部門內危機意識,推動人員嚴格執行工作程序。

海事處稱已按調查委員會意見,再次提醒人員妥善整理電郵及會議紀錄等文件,適當分類、開立及收存,以作業務證明。船舶安全組人員審批船圖則或驗船時,均會把申請、需審核資料、處方審批意見等妥善開檔存檔,以備憑證。處方按政府檔案處指引委任一名高級行政主任,兼任部門檔案經理(見另稿)。

指引列明部門檔案經理按檔案處指引及守則管理檔案,可參加檔案處舉辦的培訓課程,並按指引為文件記錄分類、歸檔、保存及安排存廢。

 
 
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